Jumat, 28 Juni 2019, KPPN Kendari sedikit dikejutkan dengan diterimanya Nota Dinas Setditjen Kantor Pusat DJPB perihal penetapan sampel dan jadwal surveillance audit Sistem Manajemen Mutu International Organization for Standardization (SMM ISO) 9001:2015 pada KPPN tahun 2019, dimana pada poin kedua disebutkan bahwa KPPN Kendari merupakan satu dari sepuluh kppn yang menjadi sampel surveillance audit SMM ISO 9001:2015. Walapun menjadi sampel audit SMM ISO bukan pertama kalinya bagi KPPN Kendari, tetapi tantangan akan tanggungjawab memberikan hasil yang terbaik akan menjadi isu utama bagi kppn kendari selama 2 bulan ke depan.
Pada morning call minggu pertama sejak diterimanya perintah tersebut, Bapak Bayu Aji Nugraha selaku pelaksana tugas Kepala KPPN Kendari memberikan arahan mengenai apa saja tugas masing masing pegawai khususnya para kepala seksi dan pengendali dokumen untuk memberikan kinerja terbaik bagi persiapan audit SMM ISO 9001:2015. Tidak cukup disitu, berbagai arahan dan masukan juga ditampung dan dibahas bersama pada Gugus Kendali Mutu (GKM) yang lebih dari lima kali telah dilaksanakan selama proses persiapan audit SMM ISO 9001:2015. Salah satu hasil pokok bahasannya adalah bahwa seluruh pegawai harus bahu-membahu menyiapkan dokumen ISO dan memahami Standar Operasional Prosedurnya masing masing sesuai Keputusan Dirjen Perbendaharaan Nomor KEP-287/PB/2015. Selain itu, sarana prasarana kantor juga harus disiapkan dengan sebaik mungkin sesuai Standar Pelayanan Instansi Vertikal DJPB yang tertera pada Keputusan Dirjen Perbendaharaan Nomor KEP-650/PB/2018.
Tidak hanya mendapat perhatian dari Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Sulawesi Tenggara khususnya Bidang Supervisi KPPN dan Kepatuhan Internal (SKKI) yang hampir setiap minggunya turut membantu persiapan audit SMM ISO 9001:2015 dengan melakukan pengecekan dan monitoring kesiapan dokumen ISO dan sarana-prasarana di KPPN Kendari, tetapi Direktorat Organisasi dan Tata Laksana Kantor Pusat DJPb juga melakukan pendampingan dan bimbingan terkait persiapan ISO 9001:2015 antara lain dalam hal teknik menjawab pertanyaan dari auditor, kesesuaian dokumen antarseksi, dan ketersediaan sarana prasarana.
Pada tahap selanjutnya, setelah mendapat beberapa poin hasil evaluasi dari Direktorat Organisasi dan Tata Laksana, para pegawai melakukan penyesuaian-penyesuaian proses bisnis yang tentunya mengarah pada perbaikan dan kepatuhan atas Standar Operasional Prosedur (SOP). Dalam rangka menunjang hal tersebut, setiap seksi melaksankaan GKM untuk melakukan sharing knowledge antarpegawai mengenai segala peraturan terkait proses bisnis sehari-hari. Tidak hanya dalam hal pengkajian SOP, KPPN Kendari yang dimonitor oleh subbagian umum juga melakukan berbagai perbaikan antara lain dalam hal penataan sarana-prasarana kantor, peningkatan standard kebersihan kantor, dan pelengkapan dokumen-dokumen penunjangan inventarisasi.
Penulis : Vini Vignandi
